نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

تعريف نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه روش های كاری نرم افزاری و سخت افزاری در جهت خودكارسازی(Automation)، ساماندهی و تسهیل در انجام مكاتبات اداری.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ كس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شركتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور كلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و كار، دسترسی آسان، مطمئن، سریع، از راه دور به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مكاتبات، جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه ها و … را برطرف كند.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه؟

خوشبختانه در حال حاضر، تعداد زیادی شركت نرم افزاری در حوزه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعال هستند. تعدد این شركتها، گزینه های انتخابی را زیاد می‌كند از طرفی انتخاب نرم‌افزار مناسب را سخت تر می‌كند. دنبال شعار این نیستیم که بگوییم بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را داریم. ولی به عمل ثابت میکنیم که میزان رضایت مندی مشتریانمان بسیار بالاست. به دلايل زير انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه توصيه مي‌شود:
مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه، ساده و روان بودن آن می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح كل سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند. در نرم افزار كتيبه امكاناتي تعبيه شده است تا كاربر بتواند با توجه به سليقه خود محيط کاری استفاده از كتيبه را به شكل مورد قبول خود تغيير دهد. تغيير در نمايش آيكنها، رنگ و فونت فرمها، نمايش منوها، نمايش آلارمها و … همه در اختيار كاربر عادی قرار مي‌گيرد. فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.

سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. بسیاری از كاربران سیستمهای اتوماسیون اداری غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل كندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت. استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری در سطح لايه Data به خصوص روی تصاویر نامه ها و پیوستها، در صورت سرقت سخت‌افزاری و ورود به لایه Data امكان دسترسی به اطلاعات به صورت غیر سیستماتیک (هک كردن) را بسیار سخت و امنیت سیستم را بالاتر می‌برد. همچنین مدیر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز را در تعریف کاربر داشته باشد.

نكته ديگر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه استفاده در ۳ وضعيت اتوماسیون اداری تحت ویندوز (اتوماسیون اداری تحت شبكه)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و به صورت نرم افزار offline مي‌باشد كه با توجه به نياز مشتري قابل ارائه خواهد بود. قابلیت جذاب دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه اتصال به نرم افزار مدیریت گردش كار (WFM) و نرم افزار BPMS کتیبه است كه كاربر را قادر مي كند در یک رابط كاربري واحد از تمام فضای نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS استفاده نمايد. سيستمهاي مديريت گردش كار و BPMS به عنوان بسترهاي توليد فرم و فرايند به نوعي بسيار كاربردي بوده و پس از مكانيزه كردن مكاتبات و بايگاني الكترونيكي، نبودشان كامل احساس خواهد شد و در صورتيكه نرم افزار اتوماسيون اداري فاقد اين بخشها را تهيه كنيد در آينده‌اي نه چندان دور مشكلات عديده‌اي نظیر مهاجرت به نرم‌افزار جدید خواهيد داشت.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *